Viele Gründer schreiben ihre Rechnungen noch genauso wie vor fünf oder zehn Jahren. Word-Vorlage öffnen. Rechnungsnummer ändern. Kundendaten eintragen. Als PDF speichern. Per E-Mail verschicken. Vielleicht hat das bisher funktioniert. Das Problem: Die gesetzlichen Rahmenbedingungen haben sich geändert.
Viele Gründer schreiben ihre Rechnungen noch genauso wie vor fünf oder zehn Jahren.
Word-Vorlage öffnen. Rechnungsnummer ändern. Kundendaten eintragen. Als PDF speichern. Per E-Mail verschicken.
Vielleicht hat das bisher funktioniert.
Das Problem: Die gesetzlichen Rahmenbedingungen haben sich geändert.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland im B2B-Bereich eingeführt. Unternehmen müssen bereits heute technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten zwar noch Übergangsregelungen – diese laufen jedoch schrittweise aus.
Wer heute noch ausschließlich mit Word, Excel und einfachen PDF-Rechnungen arbeitet, sollte deshalb nicht mehr überlegen, ob er seine Rechnungsstellung umstellt.
Sondern: Wann stelle ich um – und warum nicht jetzt?
Denn die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr.
Die Umstellung läuft bereits.
Die E-Rechnungspflicht ist bereits Realität
Hier herrscht bei vielen Gründern ein entscheidendes Missverständnis.
Häufig hört man: „Die E-Rechnung kommt doch erst 2027 oder 2028.“
Nein. Die E-Rechnung wurde bereits zum 1. Januar 2025 eingeführt.
Was aktuell noch läuft, sind bestimmte Übergangsregelungen für die Ausstellung.
Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus.
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können grundsätzlich noch sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2027.
Spätestens ab 2028 sind die allgemeinen Übergangsregelungen ausgelaufen.
Die entscheidende Botschaft lautet deshalb: Die Pflicht kommt nicht irgendwann. Wir befinden uns bereits mitten in der Umstellung.
Und wer sein Unternehmen heute aufbaut, sollte seine Rechnungsprozesse nicht mehr auf einem System aufbauen, von dem bereits feststeht, dass es den kommenden Standard nicht erfüllt.
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Das ist wahrscheinlich einer der wichtigsten Punkte überhaupt.
Viele Gründer sagen: „Ich verschicke meine Rechnungen doch schon digital als PDF.“
Das reicht nicht.
Eine einfache PDF-Rechnung ist nach der seit 2025 geltenden Definition keine E-Rechnung.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Digital ist also nicht automatisch E-Rechnung.
Wenn du deine Rechnung in Word erstellst, als PDF speicherst und anschließend per E-Mail verschickst, hast du zwar einen digitalen Prozess.
Aber noch keine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Regelungen.
Dafür gibt es insbesondere Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Bei ZUGFeRD können beispielsweise eine für Menschen lesbare PDF und strukturierte Rechnungsdaten miteinander verbunden werden. Die XRechnung basiert dagegen auf strukturierten XML-Daten.
Für dich als Gründer ist die technische Detailtiefe allerdings gar nicht das Entscheidende.
Du musst nicht verstehen, wie XML funktioniert.
Du brauchst einen Rechnungsprozess, der die neuen Anforderungen für dich abbildet.
Die Übergangsfrist ist keine Aufschubstrategie
Natürlich könnte man jetzt sagen: „Wenn ich noch eine Übergangsregelung nutzen kann, warte ich eben bis Ende 2027.“
Kann man machen.
Unternehmerisch halten wir das allerdings für die falsche Perspektive.
Denn warum solltest du einen Prozess weiterführen, von dem bereits heute feststeht, dass du ihn verändern musst?
Genau diese Denkweise beobachten wir bei Gründern immer wieder.
Die Buchhaltung wird professionalisiert, wenn das Chaos bereits entstanden ist.
Prozesse werden aufgebaut, wenn die ersten Mitarbeiter eingestellt werden und plötzlich niemand mehr weiß, wie etwas funktioniert.
Verträge werden überarbeitet, wenn das erste Problem auftritt.
Und die Rechnungsstellung wird modernisiert, wenn die letzte Übergangsfrist ausläuft.
Dabei sollte Unternehmertum genau andersherum funktionieren.
Gute Strukturen entstehen nicht aus Zwang. Sie entstehen aus Weitsicht.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Wie lange darf ich meine Rechnungen noch so schreiben?“
Sondern: „Welche Struktur brauche ich künftig – und warum setze ich sie nicht direkt um?“
Word und Excel sind keine Rechnungsstrategie
Word und Excel sind hervorragende Programme.
Aber sie wurden nicht dafür entwickelt, deinen gesamten Rechnungsprozess professionell abzubilden.
Denn Rechnungsstellung bedeutet mehr als einen Betrag auf ein Dokument zu schreiben.
Du musst unter anderem im Blick behalten:
Rechnungsnummern
Pflichtangaben
Kundenstammdaten
Zahlungseingänge
offene Forderungen
Korrekturen
Mahnungen
Belege
Aufbewahrung
und zunehmend strukturierte elektronische Rechnungsdaten
Wer diese Prozesse dauerhaft über einzelne Word-Dateien, Excel-Tabellen und manuell erzeugte PDFs organisiert, baut sich unnötig viele manuelle Arbeitsschritte.
Und genau das wird mit der E-Rechnung noch offensichtlicher.
Eine Rechnung ist zunehmend nicht mehr nur ein Dokument. Sie ist Teil eines digitalen Datenprozesses.
Darauf sollte dein Unternehmen vorbereitet sein.
Die E-Rechnung ist Pflicht – aber gleichzeitig eine Chance
Natürlich kann man die E-Rechnung zunächst als zusätzliche Bürokratie betrachten.
Neue Vorschriften. Neue Formate. Neue Anforderungen.
Aber wenn du deinen Rechnungsprozess ohnehin umstellen musst, kannst du die Gelegenheit auch nutzen, ihn direkt zu professionalisieren.
Denn gerade bei Gründern sieht Rechnungsstellung häufig noch so aus:
Rechnung erstellen.
PDF erzeugen.
Datei ablegen.
E-Mail schreiben.
Zahlung irgendwann kontrollieren.
Bei offenen Rechnungen nachschauen.
Gegebenenfalls Mahnung schreiben.
Jeder einzelne Schritt kostet vielleicht nur wenige Minuten.
In Summe entsteht daraus jedoch ein administrativer Prozess, der mit wachsendem Unternehmen immer mehr Zeit frisst.
Und genau deshalb ist die E-Rechnung aus unserer Sicht nur der Anlass.
Das größere Thema dahinter ist die Professionalisierung deiner kaufmännischen Prozesse.
Die richtige Frage lautet deshalb nicht: „Wie erfülle ich gerade so die gesetzlichen Anforderungen?“
Sondern: „Wie baue ich einen Rechnungsprozess, der mir langfristig Arbeit abnimmt?“
Warum wir Gründern empfehlen, jetzt umzustellen
Aus unserer Sicht gibt es wenig Grund, die Umstellung unnötig hinauszuzögern.
Die gesetzliche Entwicklung steht fest.
Die E-Rechnung ist eingeführt.
Die Empfangspflicht besteht bereits.
Die Übergangsfristen für die Ausstellung laufen.
Und entsprechende Softwarelösungen existieren längst.
Gerade wenn du dein Unternehmen aktuell gründest oder noch am Anfang stehst, solltest du deine Rechnungsstellung deshalb direkt so aufbauen, dass sie auf die neuen Anforderungen ausgerichtet ist.
Denn eine gute Unternehmensstruktur zeichnet sich nicht dadurch aus, dass sie heute gerade noch funktioniert.
Sie sollte auch morgen noch funktionieren.
Unsere Empfehlung: Stell deine Rechnungsstellung jetzt professionell auf
Und genau deshalb haben wir bei Qoncierge eine Kooperation mit Lexware geschlossen.
Nicht, weil Gründer unbedingt noch eine weitere Software brauchen.
Sondern weil gute Software genau das Gegenteil bewirken sollte:
Sie sollte dir Arbeit abnehmen.
Mit Lexware Office kannst du deine Rechnungsstellung digital organisieren und gleichzeitig auf die E-Rechnung ausrichten.
Für dich als Gründer entstehen daraus vor allem vier konkrete Vorteile:
1. Du bist auf die E-Rechnung vorbereitet
Lexware Office unterstützt unter anderem ZUGFeRD und XRechnung. E-Rechnungen können erstellt, empfangen und verarbeitet werden.
Du musst dich also nicht selbst mit den technischen Details der verschiedenen Formate auseinandersetzen.
2. Du reduzierst manuelle Arbeit
Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen lassen sich innerhalb eines Systems organisieren.
Statt immer wieder Daten zu übertragen, Dateien zu kopieren und Dokumente manuell anzupassen, entsteht ein zusammenhängender Prozess.
3. Du behältst deine Finanzen besser im Blick
Offene Rechnungen und Zahlungseingänge verschwinden nicht mehr irgendwo zwischen PDF-Dateien, E-Mails und Excel-Listen.
Du schaffst dir einen zentraleren Überblick über deine kaufmännischen Prozesse.
4. Deine Administration kann mit deinem Unternehmen wachsen
Und das ist aus unserer Sicht der wichtigste Punkt.
Du baust nicht irgendeine Übergangslösung.
Du schaffst einen professionelleren Prozess, den du auch dann noch nutzen kannst, wenn aus zehn Rechnungen irgendwann hundert werden.
Denn deine Aufgabe als Unternehmer ist nicht, möglichst viel Zeit mit Rechnungsnummern, Dateiformaten und administrativen Aufgaben zu verbringen.
Deine Aufgabe ist es, Kunden zu gewinnen, gute Leistungen zu erbringen und dein Unternehmen aufzubauen.
Software sollte dir dafür Zeit zurückgeben.
6 Monate Lexware Office kostenfrei nutzen
Genau deshalb haben wir für unsere Gründer eine besondere Möglichkeit geschaffen.
Über unsere Kooperation mit Lexware kannst du Lexware Office sechs Monate kostenfrei nutzen.
Damit kannst du deine Rechnungsstellung jetzt auf die neuen Anforderungen ausrichten und gleichzeitig selbst testen, wie viel einfacher ein professioneller digitaler Rechnungsprozess im Alltag sein kann.
Das Risiko für dich ist damit überschaubar.
Du musst dich ohnehin mit der E-Rechnung beschäftigen.
Du brauchst langfristig eine professionelle Lösung für deine Rechnungsstellung.
Und über Qoncierge kannst du Lexware Office zunächst sechs Monate kostenfrei nutzen.
Warum also noch warten?
Fazit
Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr.
Die Umstellung hat bereits begonnen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung laufen aktuell noch Übergangsregelungen.
Aber genau das sind sie: Übergangsregelungen.
Wer heute noch mit Word, Excel oder einfachen PDF-Prozessen arbeitet, sollte diese Zeit deshalb nicht nutzen, um die Umstellung möglichst lange hinauszuzögern.
Sondern um sie jetzt sauber umzusetzen.
Denn professionelle Unternehmer warten nicht darauf, dass die letzte gesetzliche Frist sie zum Handeln zwingt.
Sie schaffen Strukturen, bevor sie zum Problem werden.
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